Esri Thailand | ยกระดับองค์กรสู่ดิจิทัล ใช้เทคโนโลยีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยประหยัดเงินได้มากถึง 6 ล้านเหรียญสหรัฐ

15 ม.ค. ยกระดับองค์กรสู่ดิจิทัล ใช้เทคโนโลยีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยประหยัดเงินได้มากถึง 6 ล้านเหรียญสหรัฐ

Posted at 14:02h in Blog by chananya.k

เข้าถึงข้อมูลร่วมกัน เพื่อการตัดสินใจที่แม่นยำ – 3 บทเรียนเพื่อการทำงานร่วมกันในองค์กรที่เต็มไปด้วยข้อมูล

เนื่องจากข้อมูลที่มากมายทั่วทั้งองค์กร ทำให้การทำงานมีความซับซ้อนมากขึ้น ผู้บริหารที่จึงนำหลักการ 3 ข้อของการทำงานร่วมกันในองค์กร ซึ่งมีพื้นฐานมาจากการนำเทคโนโลยี GIS มาใช้เพื่อทำให้โครงการสำคัญๆ ประสบความสำเร็จ มีประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่าย
ผลการสำรวจเมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่าปัจจัยหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควรเกิดจากแต่ละหน่วยงานไม่สามารถทำงานร่วมกันได้ และถึงแม้ว่าผู้บริหารจะรับรู้ปัญหานี้แต่ก็ยังหาวิธีแก้ไขไม่ได้ สาเหตุหนึ่งที่ทำให้การทำงานร่วมกันได้ยากคือการที่องค์กรมีข้อมูลจำนวนมหาศาลอยู่กระจัดกระจายทุกที่ แต่ละแผนกต่างก็มีชุดข้อมูลของตนที่ไม่สามารถแชร์กับทีมอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นภายในหรือภายนอกองค์กรก็ตาม

อย่างไรก็ดี ประสบการณ์จากผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จในการประสานความร่วมมือภายในองค์กรต่างพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า การแชร์ข้อมูลร่วมกันช่วยให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดียิ่งขึ้น และเครื่องมือที่พวกเขาเลือกใช้เป็นแหล่งข้อมูลร่วมกันนั้นก็คือ ‘แผนที่’ ที่มีเทคโนโลยี GIS ช่วยให้ทุกทีมงานเห็นภาพเดียวกันบนหน้าจอเดียว และทำให้พวกเขาแชร์ข้อมูลของตนได้อย่างง่ายดายบนแพลตฟอร์มเดียว

ผู้ให้บริการด้านบรอดแบนด์อินเทอร์เน็ตจากประเทศไอร์แลนด์เหนือ ที่มีชื่อว่า “ไฟบรัส” เล่าประสบการณ์ในการนำเทคโนโลยี GIS มาใช้ในการทำงานร่วมกันในองค์กรหลังจากที่ชนะการประมูลติดตั้งสัญญาณอินเทอร์เน็ตในเขตภูมิภาคของประเทศไอร์แลนด์เหนือ โดยพวกเขาจำเป็นต้องประสานงานร่วมกับทีมงานหลายร้อยคนในการสร้างโครงสร้างพื้นฐานขนาดใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน ผู้รับเหมา และผู้รับเหมาช่วง ขณะเดียวกันก็ต้องรายงานข้อมูลที่ถูกต้องต่อผู้ลงทุนและหน่วยงานรัฐ พวกเขาจึงใช้เทคโนโลยี GIS เป็นศูนย์กลางของข้อมูลและใช้ในการทำงานร่วมกัน

Riain Garcia ผู้จัดการอาวุโสระบบ GIS ของบริษัทไฟบรัส เล่าให้ฟังว่า “ทีมงานทั้งหมดตั้งแต่พนักงานระดับล่างไปจนกระทั่งผู้บริหารระดับท็อป ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารขององค์กร นักลงทุน และหน่วยงานรัฐ ต่างมีล็อกอินเข้าระบบ GIS เพื่อใช้งานแผนที่ทุกคน”
เมื่อบริษัทไฟบรัสใช้แผนที่และ Dashboard ในการทำงานร่วมกัน ทำให้ผู้รับเหมามีความเชื่อมั่นและรู้เนื้องานของตนอย่างชัดเจน ทั้งยังช่วยให้ผู้ร่วมงานสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และตัดสินใจได้แม่นยำยิ่งขึ้น

บทเรียน #1 ข้อมูลยิ่งชัดเจน ยิ่งเพิ่มความเชื่อมั่น

เรามักจะได้ยินเหตุการณ์ในองค์กรที่เกิดขึ้นอยู่บ่อย ๆ ว่า พนักงานคนหนึ่งส่งอีเมล์ถึงพนักงานอีกหลายคนเพื่อขอข้อมูลหรือการตัดสินใจบางอย่าง แต่หากไม่ได้ระบุให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ ย่อมทำให้ทีมงานเกิดความสับสนและเสียเวลาไปโดยไม่เกิดความร่วมมือใด ๆ
เหตุการณ์ดังกล่าวจะไม่เกิดขึ้นหากใช้เทคโนโลยี GIS ซึ่งบริษัทไฟบรัสนำมาใช้ในการติดตั้งอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงในบ้านผู้บริโภคกว่า 85,000 หลัง ในขณะนั้นบริษัทฯ จำเป็นต้องทำงานร่วมกับผู้รับเหมาซึ่งเป็นฝ่ายปฏิบัติการภาคสนามจำนวนกว่า 1,000 คน ที่ทำหน้าที่ขุดท่อ ติดตั้งสายส่งสัญญาณ ตั้งเสาสัญญาณ และอื่น ๆ และทางไฟบรัสได้นำเทคโนโลยี GIS มาใช้เพื่อเป็นช่องทางหลักในการสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลต่าง ๆ ในแบบเรียลไทม์ระหว่างผู้จัดการหน่วยงานต่าง ๆ และทีมดีไซเนอร์ เช่น หากมีความจำเป็นต้องเลื่อนเสาระหว่างการก่อสร้าง ทีมดีไซน์เนอร์สามารถใช้ GIS dashboard เพียงช่องทางเดียวเพื่อตรวจสอบและอนุมัติการเคลื่อนย้ายได้ทันที ทำให้ไม่ต้องส่งข้อความซ้ำซ้อนกลับไปกลับมาให้เสียเวลา

Cade Wilkinson หัวหน้าฝ่ายวางแผนของบริษัทไฟบรัส เล่าว่า “แต่ก่อนการจะตามหาคนที่รับผิดชอบงานสักคน หรือตามหาข้อมูลบางอย่างว่าอยู่ที่ไหนเป็นเรื่องเสียเวลาอย่างมาก แต่เดี๋ยวนี้เราประหยัดเวลากับเรื่องพวกนี้ไปได้เยอะมาก”
นอกจากนั้น ข้อมูลที่ชัดเจนยังช่วยให้บริษัทไฟบรัสจัดการเอกสารการเงินของผู้รับเหมาและผู้รับเหมาช่วงได้รวดเร็วขึ้น แต่ก่อนผู้จัดการของบริษัทไฟบรัสต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการตรวจเช็คว่างานไหนที่ทำเสร็จ จ่ายเมื่อไหร่ และจำนวนเท่าไหร่ แต่ภายหลังเมื่อบริษัทฯ ขอให้ผู้รับเหมาลงบันทึกการทำงานผ่านระบบ GIS ทำให้ทั้งสองฝ่ายสามารถเห็นข้อมูลจากแผนที่ได้พร้อมกัน เช่น ในวันดังกล่าวติดตั้งสายเคเบิลไปทั้งหมดกี่เมตร เป็นต้น สิ่งนี้จึงช่วยลดปัญหาความล่าช้าและลดการถกเถียงกันได้ นอกจากนั้น ข้อมูลที่ได้มายังทำให้การประเมินราคาของโครงการต่อ ๆ ไปมีความแม่นยำขึ้น ทั้งยังช่วยในการจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

การที่ Smart map สามารถบันทึกกิจกรรมภายในโครงการได้อย่างละเอียดทำให้ทุกคนในทีมงานไม่เกิดความสับสน จึงไม่เกิดปัญหาความล่าช้าและเกิดค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น “เราต้องหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพของงาน เพราะเรารู้ดีว่ามันเป็นไปไม่ได้เลยที่เราจะทำงานเสร็จทันเวลา ถ้าเราไม่ได้เครื่องมือที่ฉลาดแบบนี้มาช่วย” -Riain Garcia, Fibrus

บทเรียน #2: เชิญทุกหน่วยงานใช้ระบบร่วมกัน

สำหรับผู้นำทางธุรกิจที่เข้าใจว่าทุกคนในทีมงานคือเพื่อนร่วมงาน และยินดีนำข้อมูลและข้อเสนอแนะของทุกคนมาใช้ในการทำงานย่อมค้นพบศักยภาพของเทคโนโลยีที่เหนือคู่แข่ง เนื่องจากบริษัทไฟบรัสได้วางแผนที่จะติดตั้งอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงแบบเคเบิลใยแก้วในบ้านหลายหมื่นหลัง ฝ่ายวางแผนของบริษัทฯ จึงใช้เทคโนโลยี GIS เพื่อค้นหาว่าเจ้าของบ้านจะได้รับผลกระทบต่อการก่อสร้างโครงสร้างพื้นฐานใหม่นี้หรือไม่ และด้วยซอฟต์แวร์ด้านโลเคชันทำให้นักวางแผนสามารถบันทึกข้อมูลที่สำคัญ เช่น เจ้าของบ้านต้องการสายเคเบิลติดตั้งแบบใต้ดินหรือบนเสามากกว่ากัน เป็นต้น เมื่อข้อมูลถูกบันทึกไว้ที่ส่วนกลางจึงทำให้บริษัทไฟบรัสสามารถนำความคิดเห็นของผู้บริโภคไปปรับใช้ได้ตลอดกระบวนการ ตั้งแต่เริ่มต้นการก่อสร้างจนกระทั่งผู้บริโภคเริ่มใช้งานอินเตอร์เน็ต และเมื่อบางพื้นที่ได้รับอนุญาตก่อสร้าง ทีมงานจะทำการถ่ายรูปสัญญาและโหลดเข้าระบบ GIS ซึ่งผู้รับเหมาเมื่อเข้าแผนที่ดิจิทัลก็จะเห็นสีของที่ดินบางส่วนที่เปลี่ยนไปซึ่งบ่งบอกให้ทราบว่าสามารถเริ่มต้นทำงานในส่วนนั้นได้ ในขณะที่ผู้จัดการไซต์ และทีมงานคนอื่น ๆ ก็สามารถใช้แผนที่เพื่อดูเส้นทางเพื่อไปที่ไซต์งานใหม่ และค้นหาข้อมูลในการติดต่อเจ้าของที่เหล่านั้น

การอัพเดทสถานะยังช่วยให้ผู้ลงทุนและหน่วยงานภาครัฐ เช่น หน่วยงาน Building Digital UK และกรมเศรษฐกิจของประเทศไอร์แลนด์เหนือสามารถรับรู้ข้อมูลต่าง ๆ อยู่เสมอ ทั้งการใช้เทคโนโลยี GIS เป็นศูนย์กลางของข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นของโครงการยังแก้ปัญหาข้อมูลที่ไม่เพียงพอ แต่ละหน่วยงานจึงไม่สับสนและทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น

บทเรียน #3: Dashboard แชร์ร่วมกันเพื่อการตัดสินใจที่แม่นยำ

หากบางหน่วยงานในองค์กรไม่สามารถแชร์ข้อมูลได้หรือใช้เทคโนโลยีต่างกัน ย่อมส่งผลให้การร่วมมือกันไม่ประสบความสำเร็จ แต่บริษัทไฟบรัสพิสูจน์ให้เห็นว่าการใช้เทคโนโลยี GIS ภายในองค์กรสามารถช่วยทุกหน่วยงานให้ทำงานร่วมกันได้ถึงแม้จะมีข้อมูลที่ต่างกัน
การใช้ GIS dashboard เป็นประโยชน์กับผู้ใช้งานในทุกระดับ ตั้งแต่ผู้บริหารโครงการที่สามารถเข้าดูเพื่อรับรู้ตำแหน่งของเสาต่าง ๆ หรือระยะห่างของการติดตั้งสายเคเบิลในบางพื้นที่ ในขณะทีทีมงานก็สามารดูข้อมูลที่หัวหน้าไซต์งานโหลดลงในแผนที่เพื่อตรวจเช็คความถูกต้องของระบบเครือข่ายทั้งหมด ไปจนกระทั่งที่ปรึกษากฎหมายก็สามารถใช้ Dashboard เพื่อดูพื้นที่ที่ต้องขออนุญาตต่อไปได้
ผู้บริหารระดับสูงยังสามารถใช้ Dashboard ประกอบการตัดสินใจที่สำคัญ ดังที่ Wilkinson ได้ใช้ข้อมูลภายใน Dashboard ที่ทีมงานจัดทำขึ้น ซึ่งเป็นข้อมูลของเมืองต่าง ๆ ที่บริษัทต้องการขยายบริการให้ครอบคลุม ซึ่งเขาสามารถเปลี่ยนข้อมูลจากสเปรดชีตแบบเดิม ๆ ให้กลายเป็นแผนที่ดิจิทัล ซึ่งทำให้เขาเห็นภาพได้ชัดเจนยิ่งขึ้นว่ามีเมืองไหนบ้างที่อาจไม่คุ้มค่าในการเข้าไปลงทุน

นอกจากนั้น เมื่อผู้บริโภคสามารถใช้สัญญาณอินเตอร์เน็ตได้แล้ว เทคโนโลยี GIS จะถูกนำไปใช้เพื่อให้บริการช่วยเหลือผู้บริโภคต่อไป เพียงไม่ถึงปีบริษัทฯ สามารถแก้ปัญหาเรื่องร้องเรียนของบริโภคได้มากกว่า 1,000 เคสเลยทีเดียว เมื่อผู้บริโภครายงานปัญหา เช่น สายเคเบิลมีปัญหา หรือเสาโน้มเอียง ทางเจ้าหน้าที่ Call center จะเข้าไปเขียนปัญหาในระบบ GIS และดูว่าทีมงานส่วนภูมิภาคทีมไหนที่สามารถแก้ปัญหานี้ได้มีประสิทธิภาพสูงสุด จากนั้นอีเมล์จะถูกส่งไปยังหน่วยงานนั้นโดยอัตโนมัติ

เมื่อปัญหาได้รับการแก้ไข ระบบจะส่งอีเมล์โดยอัตโนมัติอีกครั้งไปถึงหัวหน้า Call center ที่สามารถตรวจเช็คสถานะล่าสุดบนแผนที่ และแจ้งกับผู้บริโภคว่าปัญหาได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว เห็นได้ว่าหากปราศจากเทคโนโลยีอย่าง GIS ปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้อาจเสียเวลาเป็นหลายวันกว่าจะได้รับการแก้ไข “การติดตั้งในแต่ละพื้นที่จะมีกฎระเบียบที่แตกต่างกัน และวิธีเดียวที่เราจะทำตามกฎของแต่ละพื้นที่ได้อย่างถูกต้องคือการดูข้อมูลของพื้นที่นั้นบนแผนที่นั่นเอง” – Cade Wilkinson บริษัท Fibrus

ค้นหาศักยภาพของเทคโนโลยี GIS กับการประยุกต์ใช้ในอุตสาหกรรมอื่นๆ เพิ่มเติม

อ่านเพิ่มเติม

12 ม.ค. Three Lessons in Collaboration for Data-Driven Organizations

Posted at 14:07h in Uncategorized @th by chananya.k

Ineffective collaboration is a significant contributor to business failures, a recent survey found. And while most business executives understand this intuitively, the knowledge doesn’t make collaboration any easier to achieve. The profusion of data across the enterprise has made coordination even more complex, as siloed departments must share information with partners inside and outside the organization.

Talk to executives who have successfully synchronized their business, and you’ll hear a common refrain: Organizations with a shared source of truth are faster, more effective, and better at controlling costs. Business leaders are increasingly embracing maps as a source of truth that brings all parties onto the same page. Geographic information system (GIS) technology enables all stakeholders to share important information through a single platform.

The experience of Belfast-based broadband provider Fibrus reveals how GIS technology enhances collaboration. After winning a bid to bring internet connectivity to rural regions of Northern Ireland, Fibrus needed to coordinate a major infrastructure build-out with hundreds of employees, contractors, and subcontractors, while also reporting accurate information to investors and government leaders. GIS technology became a hub for information and collaboration.

“Our full C-suite has logins to GIS,” says Riain Garcia, senior manager of GIS at Fibrus. “Our investors have logins and even the government agencies we work with. . . . From the guy on the ground with the shovel to the highest employee, [they] all have logins, and they are being used.”

GIS helped Fibrus save nearly US$6 million and reduce wasted time by 500 hours a week. The details of Fibrus’s case are unique, but its principles can be adopted by any C-suite executive aiming to boost cooperation throughout an organization, regardless of industry.

With the unifying force of maps and dashboards, Fibrus increased accountability and transparency with contractors, communicated effectively throughout the project, and empowered stakeholders to make effective decisions.

Collaboration Lesson #1: Information Transparency Leads to Accountability

It’s a familiar scenario: An email goes out to a dozen recipients requesting information or a decision. If responsibility isn’t clearly demarcated, the result is often confusion and wasted time instead of collaboration.

To deliver broadband connections to 85,000 homes, Fibrus worked with over 1,000 field operatives—contractors who dug trenches, strung cables, pitched poles, and more. GIS technology became the main communication channel for project managers and designers to exchange information about changes in real time.

If a pole needed to be moved during construction, design partners reviewed and approved the change from a GIS dashboard, eliminating the need for back-and-forth messaging.

“It’s just a waste of time trying to find the right person to talk to or where particular information is that you’re looking for,” says Cade Wilkinson, head of planning at Fibrus. “That’s where I’d say, across our business, the majority of our time savings has come from.”

Transparency also played a role in streamlining billing for contractors and subcontractors. In the past, Fibrus managers might spend hours puzzling over what work had been completed when, and what to pay for it. After the company asked contractors to record all progress in GIS, delays and discord declined significantly. Both Fibrus managers and contractors could see on a map how many meters of cable had been installed that day, for instance.

The data delivered follow-on benefits, informing accurate estimates for later projects and ways of managing resources more efficiently.

With a smart map acting as a transparent project record, stakeholders avoided the confusion that can drain productivity and drive up costs. “We had to do things more efficiently. We knew that the timescales on the program were never going to be achievable unless we brought in something smarter.” – Riain Garcia, Fibrus

Collaboration Lesson #2: Invite All Stakeholders In

Business leaders who think of all stakeholders as collaborators, incorporating their input into project planning and delivery, can take service to the next level.

As Fibrus charted a path to deliver high-speed internet to tens of thousands of homes via fiber-optic cables, company planners consulted GIS to gain awareness of the property owners who would be affected by new broadband infrastructure.

Using location software, planners recorded important information, such as a resident’s preference for an underground installation as opposed to poles. With that data stored in a central project hub, Fibrus gave customers a voice from the start of construction through the operations phase.

Once a contract was signed allowing construction to commence on a parcel of land, the agreement was photographed and uploaded to GIS. Contractors saw the property’s color change on the digital map, signaling that work could begin. Site managers and others used the map to navigate to work sites and find contact information for landowners.

Status updates also supplied context to investors and government sponsors like Building Digital UK and the Department for the Economy. With GIS as a hub for data from the start, companies can avoid the complications and delays caused by information gaps.

Collaboration Lesson #3: Shared Dashboards Empower Action

Collaboration efforts are often hobbled by siloed information or departments that can’t communicate effectively because they rely on different technologies. Fibrus showed that GIS can empower all stakeholders by making otherwise disparate data more accessible.

The company’s GIS dashboards allowed project leaders to assess at a glance the location of poles or the length of cable installed in certain locations. Compliance teams audited the network by reviewing data that site supervisors uploaded, while legal advisers pinpointed the location of outstanding permits.

The dashboard also informed strategic decisions at the company’s most senior levels. When a Fibrus team created a list of towns where the company might expand its service, Wilkinson converted the spreadsheet into a map. The geographic view was a reality check, revealing that certain towns couldn’t be reached cost-effectively.

With the broadband network now operational, GIS technology powers a customer query portal that has helped resolve over 1,000 cases in less than a year. When a customer reports an issue like severed cables or a tilting pole, a call center representative logs the query in GIS and sees which regional team can handle it most efficiently. An automated email is sent to that department.

Once an issue is resolved, another automated email reaches call center managers who can review the update on a map and notify the customer that the issue has been resolved. Without the efficiency introduced by GIS, such cases would likely have taken far longer to settle.

“We have to follow very specific checks and balances. Really, the only way to keep track of that is within the polygon on the map.” – Cade Wilkinson, Fibrus