08 เม.ย. การเปลี่ยนแปลงจากการบริหารจัดการเชิงรับสู่การบริหารจัดการเชิงรุก

การเปลี่ยนแปลงจากการบริหารจัดการเชิงรับสู่การบริหารจัดการเชิงรุก

ในหลาย ๆ เมือง ภาครัฐต้องพยายามที่จะซ่อมบำรุงสาธาณูปโภคในชุมชน ไม่ว่าจะเป็น การซ่อมไฟ ถนนที่เป็นหลุมเป็นบ่อ ซึ่งต้องใช้พนักงานเป็นจำนวนมาก รวมไปถึงการทำงานในรูปแบบเอกสาร ทำให้หลายโครงการดำเนินการได้ล่าช้า

อย่างไรก็ตามในเมือง ฟอร์ตเวิร์ธ มลรัฐ แท็กซัส งานบำรุงรักษาจะถูกดำเนินการทันที ตัวอย่างเช่น งานถนนที่เป็นหลุมบ่อไม่น่ามองจะถูกแทนที่ด้วยยางมะตอยภายใน 48 ชั่วโมง ซึงการตอบสนองอย่างรวดเร็วของภาครัฐ เป็นผลมาจากการใช้ระบบดิจิตัลอย่างกว้างขวา่งง มากกว่าการทำงานในรูปแบบเอกสาร ทำให้ประหยัดทั้งเวลาและเงิน

การอัพเดทระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์จากงานภาคสนาม

ฟอร์ตเวิร์ธ ครอบคลุม 349 ตารางไมล์ ร้อยละเก้าสิบสามของผู้อยู่อาศัย มากกว่า 874,000 คนเดินทางไปทำงาน โครงการซ่อมแซมและบำรุงรักษามีความจำเป็นอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ชุมชนเมืองทำงานได้อย่างราบรื่น เจ้าหน้าที่จะต้องจัดลำดับความสำคัญของคำสั่งงานตามปัจจัยต่างๆ เช่น ปริมาณการจราจร ความปลอดภัยสาธารณะ และประสิทธิภาพของทีมงาน เมืองที่มีความก้าวหน้า อย่างเช่น ฟอร์ตเวิร์ธ ใช้ ระบบเทคโนโลยีภูมิสารสนเทศ(GIS) เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดลำดับความสำคัญขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ถูกต้อง

ในขณะที่เมืองใช้แผนที่และข้อมูลระบบเทคโนโลยีภูมิสารสนเทศ(GIS) มาระยะหนึ่ง เจ้าหน้าที่รัฐได้ขยายการใช้งานของระบบ GIS ซึ่ง ณ ปัจจุบัน ผู้ทำงานภาคสนามใช้ซอฟต์แวร์ GIS บนอุปกรณ์มือถือเพื่อเชื่อมต่อกับสำนักงาน การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ทำให้การสื่อสารและการปรับปรุงแผนที่ที่ใช้ร่วมกันของเมืองทันสมัยยิ่งขึ้น

ใช้ GIS ช่วยในการบริหารจัดการสินทรัพย์

อลิซเบธ ยัง  ผู้จัดการฝ่ายกระบวนการทางธุรกิจด้านการขนส่งและโยธาธิการของฟอร์ตเวิร์ธ และนักพัฒนาระบบ GIS (GISP )กำลังดำเนินการจัดการทรัพย์สินโดยใช้ระบบเทคโนโลยีภูมิสารสนเทศ(GIS) เพื่อช่วยในการพัฒนาเมือง เช่น ถนนที่เป็นหลุมเป็นบ่อ ไฟถนน และท่อระบายน้ำฝน และในปี 2009 ยัง เริ่มพัฒนาสินค้าคงคลังของทรัพย์สินทั่วเมือง

ระบบเดิมที่ใช้ติดตามสภาพของทรัพย์สินด้วยการทำงานแบบเอกสาร ทำให้เมืองยากที่จะรักษาข้อมูลทรัพย์สินให้ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม ยัง ได้เปลี่ยน ฟอร์ตเวิร์ธ มาใช้โปรแกรมการจัดการทรัพย์สินแบบครบวงจรโดยใช้ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (GIS) ทรัพย์สินทั้งหมดที่ถูกติดตามและจัดการในระบบเทคโนโลยีภูมิสารสนเทศ GIS จะช่วยปรับปรุงการตอบสนองแบบเรียลไทม์ สำหรับธุรกิจและชุมชนที่มีทรัพย์สินจำนวนมาก  อุปกรณ์เคลื่อนที่นี้สามารถปรับปรุงระบบปฏิบัติการและระบบพยากรณ์ล่วงหน้า โดยสามารถติดแท็กด้วยเซ็นเซอร์ Internet of Things (IoT) ที่ฟีดสถานะปัจจุบัน และส่งการแจ้งเตือนปัญหาที่เกิดขึ้นโดยตรงไปยังฐานข้อมูลและอุปกรณ์มือถือของผู้ทำงานภาคสนาม สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และช่วยให้รัฐสามารถติดตามสถานะของข้อมูลแบบเรียลไทม์

วางแผนการทำงานเชิงรุก

ในฟอร์ตเวิร์ธ การทำงานร่วมกันของระบบเทคโนโลยีภูมิสารสนเทศสมัยใหม่ ช่วยให้ภาครัฐตัดสินใจได้อย่างเฉียบคมมากขึ้น จากข้อมูลที่ได้รับเกี่ยวกับสภาพของสินทรัพย์ โดยระบบให้ข้อมูลที่ใช้มองภาพ สำหรับการบำรุงรักษาและจัดการสินทรัพย์ทั้งหมด

ก่อนที่จะมีระบบเทคโนโลยีภูมิสารสนเทศ( GIS ) นั้น รัฐทำงานโดยใช้เอกสารในการเก็บข้อมูล ทำให้ผลการทำงานไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ตัวอย่างเช่น การทำความสะอาดท่อระบายน้ำ แต่บางครั้งทำงานแบบเอกสารนั้นไม่สามารถทราบได้ว่า ท่อระบายน้ำมีการทำความสะอาดครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่

จากคำกล่าวของอลิซาเบธเป้าหมายระยะยาวของเมืองคือ“ การพัฒนาไปสู่การบริหารงานเชิงรุก” และจัดลำดับความสำคัญของโครงการให้ดีขึ้นโดยการทำความเข้าใจกับสภาพของสินทรัพย์ เพื่อให้การตัดสินใจที่ดีขึ้นสามารถทำได้บนพื้นฐานของเงินทุนที่มีอยู่

เมื่อเร็วๆ นี้ โรงเรียนในฟอร์ตเวิร์ธ ทุกแห่งปรับเวลา การเข้าเรียนและเลิกเรียนใหม่ ทีมงานของยัง ต้องอัปเดตเครื่องหมายโซนโรงเรียนทุกแห่งในเมือง แทนที่จะส่งคนหลายคนขับรถไปทั่วฟอร์ตเวิร์ธเพื่อค้นหาป้ายเครื่องหมายต่างๆ เจ้าหน้าที่ใช้ข้อมูลที่รวบรวมและจัดการในระบบเทคโนโลยีภูมิสารสนเทศซึ่งสามารถระบุข้อมูลได้ภายในเวลาประมาณ 15 นาทีว่าที่ตั้งของป้ายที่จำเป็นต้องเปลี่ยน ทั้งหมด 726 ป้ายนั้นอยู่ที่ไหน จากนั้นพวกเขาสร้างคำสั่งงานเพื่อกระจายงานข้ามทีมเพื่อให้งานนี้สำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเตรียมพร้อมและรับมือสำหรับภัยพิบัติ

ระบบการทำงานที่ถูกต้องในการจัดการสินทรัพย์จำนวนมากด้วยระบบ GIS  ในรัฐเท็กซัสอาจมีสภาพอากาศที่รุนแรงมาก ไม่ว่าจะเป็น ภัยแล้ง น้ำท่วม เนื่องจากฟอร์ตเวิร์ธ ซึ่งส่งผลให้เกิดอุทกภัยที่เป็นอันตราย อลิซาเบธจึงได้พยายามรวบรวมข้อมูลสินทรัพย์เพื่อเตรียมความพร้อมในการรับมือกับพายุ

ฟอร์ตเวิร์ธ เริ่มเก็บกักน้ำจากพายุในปี 2009 โดยมีเป้าหมายในการบันทึกตำแหน่งของท่อระบายน้ำ หัวเขื่อน ฝาย ช่องทางและเขื่อน สินค้าคงคลังเสร็จสมบูรณ์แล้วฟีดการรายงานรายวันของการซ่อมบำรุงและตรวจสอบทั้งหมด ด้วยระบบนี้ยังและทีมของเธอสามารถดูรายงานแรงงาน การใช้อุปกรณ์ และวัสดุที่ใช้ พวกเขาสามารถติดตามทางเข้าทำความสะอาดและระบุสิ่งที่ยังต้องการการตรวจสอบหรือการบำรุงรักษา

“เราสามารถย้อนกลับไปดูข้อมูลการทำความสะอาด  และจำนวนครั้งว่าเราทำความสะอาดไปแล้วกี่รอบ” อลิซาเบธกล่าว “ เราเปลี่ยนจากการทำความสะอาดช่องลมพายุทั่วทั้งเมืองจากแปดปีต่อครั้งมาเป็นทุกๆสามปี เราสามารถรายงานและพิสูจน์มันได้เพราะเรามีข้อมูล”