12 Jan ยกระดับองค์กรสู่ดิจิทัล ใช้เทคโนโลยีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยประหยัดเงินได้มากถึง 6 ล้านเหรียญสหรัฐ

เข้าถึงข้อมูลร่วมกัน เพื่อการตัดสินใจที่แม่นยำ – 3 บทเรียนเพื่อการทำงานร่วมกันในองค์กรที่เต็มไปด้วยข้อมูล

เนื่องจากข้อมูลที่มากมายทั่วทั้งองค์กร ทำให้การทำงานมีความซับซ้อนมากขึ้น ผู้บริหารที่จึงนำหลักการ 3 ข้อของการทำงานร่วมกันในองค์กร ซึ่งมีพื้นฐานมาจากการนำเทคโนโลยี GIS มาใช้เพื่อทำให้โครงการสำคัญๆ ประสบความสำเร็จ มีประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่าย
ผลการสำรวจเมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่าปัจจัยหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควรเกิดจากแต่ละหน่วยงานไม่สามารถทำงานร่วมกันได้ และถึงแม้ว่าผู้บริหารจะรับรู้ปัญหานี้แต่ก็ยังหาวิธีแก้ไขไม่ได้ สาเหตุหนึ่งที่ทำให้การทำงานร่วมกันได้ยากคือการที่องค์กรมีข้อมูลจำนวนมหาศาลอยู่กระจัดกระจายทุกที่ แต่ละแผนกต่างก็มีชุดข้อมูลของตนที่ไม่สามารถแชร์กับทีมอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นภายในหรือภายนอกองค์กรก็ตาม

อย่างไรก็ดี ประสบการณ์จากผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จในการประสานความร่วมมือภายในองค์กรต่างพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า การแชร์ข้อมูลร่วมกันช่วยให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดียิ่งขึ้น และเครื่องมือที่พวกเขาเลือกใช้เป็นแหล่งข้อมูลร่วมกันนั้นก็คือ ‘แผนที่’ ที่มีเทคโนโลยี GIS ช่วยให้ทุกทีมงานเห็นภาพเดียวกันบนหน้าจอเดียว และทำให้พวกเขาแชร์ข้อมูลของตนได้อย่างง่ายดายบนแพลตฟอร์มเดียว

ผู้ให้บริการด้านบรอดแบนด์อินเทอร์เน็ตจากประเทศไอร์แลนด์เหนือ ที่มีชื่อว่า “ไฟบรัส” เล่าประสบการณ์ในการนำเทคโนโลยี GIS มาใช้ในการทำงานร่วมกันในองค์กรหลังจากที่ชนะการประมูลติดตั้งสัญญาณอินเทอร์เน็ตในเขตภูมิภาคของประเทศไอร์แลนด์เหนือ โดยพวกเขาจำเป็นต้องประสานงานร่วมกับทีมงานหลายร้อยคนในการสร้างโครงสร้างพื้นฐานขนาดใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน ผู้รับเหมา และผู้รับเหมาช่วง ขณะเดียวกันก็ต้องรายงานข้อมูลที่ถูกต้องต่อผู้ลงทุนและหน่วยงานรัฐ พวกเขาจึงใช้เทคโนโลยี GIS เป็นศูนย์กลางของข้อมูลและใช้ในการทำงานร่วมกัน

Riain Garcia ผู้จัดการอาวุโสระบบ GIS ของบริษัทไฟบรัส เล่าให้ฟังว่า “ทีมงานทั้งหมดตั้งแต่พนักงานระดับล่างไปจนกระทั่งผู้บริหารระดับท็อป ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารขององค์กร นักลงทุน และหน่วยงานรัฐ ต่างมีล็อกอินเข้าระบบ GIS เพื่อใช้งานแผนที่ทุกคน”
เมื่อบริษัทไฟบรัสใช้แผนที่และ Dashboard ในการทำงานร่วมกัน ทำให้ผู้รับเหมามีความเชื่อมั่นและรู้เนื้องานของตนอย่างชัดเจน ทั้งยังช่วยให้ผู้ร่วมงานสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และตัดสินใจได้แม่นยำยิ่งขึ้น

บทเรียน #1 ข้อมูลยิ่งชัดเจน ยิ่งเพิ่มความเชื่อมั่น

เรามักจะได้ยินเหตุการณ์ในองค์กรที่เกิดขึ้นอยู่บ่อย ๆ ว่า พนักงานคนหนึ่งส่งอีเมล์ถึงพนักงานอีกหลายคนเพื่อขอข้อมูลหรือการตัดสินใจบางอย่าง แต่หากไม่ได้ระบุให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ ย่อมทำให้ทีมงานเกิดความสับสนและเสียเวลาไปโดยไม่เกิดความร่วมมือใด ๆ
เหตุการณ์ดังกล่าวจะไม่เกิดขึ้นหากใช้เทคโนโลยี GIS ซึ่งบริษัทไฟบรัสนำมาใช้ในการติดตั้งอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงในบ้านผู้บริโภคกว่า 85,000 หลัง ในขณะนั้นบริษัทฯ จำเป็นต้องทำงานร่วมกับผู้รับเหมาซึ่งเป็นฝ่ายปฏิบัติการภาคสนามจำนวนกว่า 1,000 คน ที่ทำหน้าที่ขุดท่อ ติดตั้งสายส่งสัญญาณ ตั้งเสาสัญญาณ และอื่น ๆ และทางไฟบรัสได้นำเทคโนโลยี GIS มาใช้เพื่อเป็นช่องทางหลักในการสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลต่าง ๆ ในแบบเรียลไทม์ระหว่างผู้จัดการหน่วยงานต่าง ๆ และทีมดีไซเนอร์ เช่น หากมีความจำเป็นต้องเลื่อนเสาระหว่างการก่อสร้าง ทีมดีไซน์เนอร์สามารถใช้ GIS dashboard เพียงช่องทางเดียวเพื่อตรวจสอบและอนุมัติการเคลื่อนย้ายได้ทันที ทำให้ไม่ต้องส่งข้อความซ้ำซ้อนกลับไปกลับมาให้เสียเวลา

Cade Wilkinson หัวหน้าฝ่ายวางแผนของบริษัทไฟบรัส เล่าว่า “แต่ก่อนการจะตามหาคนที่รับผิดชอบงานสักคน หรือตามหาข้อมูลบางอย่างว่าอยู่ที่ไหนเป็นเรื่องเสียเวลาอย่างมาก แต่เดี๋ยวนี้เราประหยัดเวลากับเรื่องพวกนี้ไปได้เยอะมาก”
นอกจากนั้น ข้อมูลที่ชัดเจนยังช่วยให้บริษัทไฟบรัสจัดการเอกสารการเงินของผู้รับเหมาและผู้รับเหมาช่วงได้รวดเร็วขึ้น แต่ก่อนผู้จัดการของบริษัทไฟบรัสต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการตรวจเช็คว่างานไหนที่ทำเสร็จ จ่ายเมื่อไหร่ และจำนวนเท่าไหร่ แต่ภายหลังเมื่อบริษัทฯ ขอให้ผู้รับเหมาลงบันทึกการทำงานผ่านระบบ GIS ทำให้ทั้งสองฝ่ายสามารถเห็นข้อมูลจากแผนที่ได้พร้อมกัน เช่น ในวันดังกล่าวติดตั้งสายเคเบิลไปทั้งหมดกี่เมตร เป็นต้น สิ่งนี้จึงช่วยลดปัญหาความล่าช้าและลดการถกเถียงกันได้ นอกจากนั้น ข้อมูลที่ได้มายังทำให้การประเมินราคาของโครงการต่อ ๆ ไปมีความแม่นยำขึ้น ทั้งยังช่วยในการจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

การที่ Smart map สามารถบันทึกกิจกรรมภายในโครงการได้อย่างละเอียดทำให้ทุกคนในทีมงานไม่เกิดความสับสน จึงไม่เกิดปัญหาความล่าช้าและเกิดค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น “เราต้องหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพของงาน เพราะเรารู้ดีว่ามันเป็นไปไม่ได้เลยที่เราจะทำงานเสร็จทันเวลา ถ้าเราไม่ได้เครื่องมือที่ฉลาดแบบนี้มาช่วย” -Riain Garcia, Fibrus

บทเรียน #2: เชิญทุกหน่วยงานใช้ระบบร่วมกัน

สำหรับผู้นำทางธุรกิจที่เข้าใจว่าทุกคนในทีมงานคือเพื่อนร่วมงาน และยินดีนำข้อมูลและข้อเสนอแนะของทุกคนมาใช้ในการทำงานย่อมค้นพบศักยภาพของเทคโนโลยีที่เหนือคู่แข่ง เนื่องจากบริษัทไฟบรัสได้วางแผนที่จะติดตั้งอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงแบบเคเบิลใยแก้วในบ้านหลายหมื่นหลัง ฝ่ายวางแผนของบริษัทฯ จึงใช้เทคโนโลยี GIS เพื่อค้นหาว่าเจ้าของบ้านจะได้รับผลกระทบต่อการก่อสร้างโครงสร้างพื้นฐานใหม่นี้หรือไม่ และด้วยซอฟต์แวร์ด้านโลเคชันทำให้นักวางแผนสามารถบันทึกข้อมูลที่สำคัญ เช่น เจ้าของบ้านต้องการสายเคเบิลติดตั้งแบบใต้ดินหรือบนเสามากกว่ากัน เป็นต้น เมื่อข้อมูลถูกบันทึกไว้ที่ส่วนกลางจึงทำให้บริษัทไฟบรัสสามารถนำความคิดเห็นของผู้บริโภคไปปรับใช้ได้ตลอดกระบวนการ ตั้งแต่เริ่มต้นการก่อสร้างจนกระทั่งผู้บริโภคเริ่มใช้งานอินเตอร์เน็ต และเมื่อบางพื้นที่ได้รับอนุญาตก่อสร้าง ทีมงานจะทำการถ่ายรูปสัญญาและโหลดเข้าระบบ GIS ซึ่งผู้รับเหมาเมื่อเข้าแผนที่ดิจิทัลก็จะเห็นสีของที่ดินบางส่วนที่เปลี่ยนไปซึ่งบ่งบอกให้ทราบว่าสามารถเริ่มต้นทำงานในส่วนนั้นได้ ในขณะที่ผู้จัดการไซต์ และทีมงานคนอื่น ๆ ก็สามารถใช้แผนที่เพื่อดูเส้นทางเพื่อไปที่ไซต์งานใหม่ และค้นหาข้อมูลในการติดต่อเจ้าของที่เหล่านั้น

การอัพเดทสถานะยังช่วยให้ผู้ลงทุนและหน่วยงานภาครัฐ เช่น หน่วยงาน Building Digital UK และกรมเศรษฐกิจของประเทศไอร์แลนด์เหนือสามารถรับรู้ข้อมูลต่าง ๆ อยู่เสมอ ทั้งการใช้เทคโนโลยี GIS เป็นศูนย์กลางของข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นของโครงการยังแก้ปัญหาข้อมูลที่ไม่เพียงพอ แต่ละหน่วยงานจึงไม่สับสนและทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น

บทเรียน #3: Dashboard แชร์ร่วมกันเพื่อการตัดสินใจที่แม่นยำ

หากบางหน่วยงานในองค์กรไม่สามารถแชร์ข้อมูลได้หรือใช้เทคโนโลยีต่างกัน ย่อมส่งผลให้การร่วมมือกันไม่ประสบความสำเร็จ แต่บริษัทไฟบรัสพิสูจน์ให้เห็นว่าการใช้เทคโนโลยี GIS ภายในองค์กรสามารถช่วยทุกหน่วยงานให้ทำงานร่วมกันได้ถึงแม้จะมีข้อมูลที่ต่างกัน
การใช้ GIS dashboard เป็นประโยชน์กับผู้ใช้งานในทุกระดับ ตั้งแต่ผู้บริหารโครงการที่สามารถเข้าดูเพื่อรับรู้ตำแหน่งของเสาต่าง ๆ หรือระยะห่างของการติดตั้งสายเคเบิลในบางพื้นที่ ในขณะทีทีมงานก็สามารดูข้อมูลที่หัวหน้าไซต์งานโหลดลงในแผนที่เพื่อตรวจเช็คความถูกต้องของระบบเครือข่ายทั้งหมด ไปจนกระทั่งที่ปรึกษากฎหมายก็สามารถใช้ Dashboard เพื่อดูพื้นที่ที่ต้องขออนุญาตต่อไปได้
ผู้บริหารระดับสูงยังสามารถใช้ Dashboard ประกอบการตัดสินใจที่สำคัญ ดังที่ Wilkinson ได้ใช้ข้อมูลภายใน Dashboard ที่ทีมงานจัดทำขึ้น ซึ่งเป็นข้อมูลของเมืองต่าง ๆ ที่บริษัทต้องการขยายบริการให้ครอบคลุม ซึ่งเขาสามารถเปลี่ยนข้อมูลจากสเปรดชีตแบบเดิม ๆ ให้กลายเป็นแผนที่ดิจิทัล ซึ่งทำให้เขาเห็นภาพได้ชัดเจนยิ่งขึ้นว่ามีเมืองไหนบ้างที่อาจไม่คุ้มค่าในการเข้าไปลงทุน

นอกจากนั้น เมื่อผู้บริโภคสามารถใช้สัญญาณอินเตอร์เน็ตได้แล้ว เทคโนโลยี GIS จะถูกนำไปใช้เพื่อให้บริการช่วยเหลือผู้บริโภคต่อไป เพียงไม่ถึงปีบริษัทฯ สามารถแก้ปัญหาเรื่องร้องเรียนของบริโภคได้มากกว่า 1,000 เคสเลยทีเดียว เมื่อผู้บริโภครายงานปัญหา เช่น สายเคเบิลมีปัญหา หรือเสาโน้มเอียง ทางเจ้าหน้าที่ Call center จะเข้าไปเขียนปัญหาในระบบ GIS และดูว่าทีมงานส่วนภูมิภาคทีมไหนที่สามารถแก้ปัญหานี้ได้มีประสิทธิภาพสูงสุด จากนั้นอีเมล์จะถูกส่งไปยังหน่วยงานนั้นโดยอัตโนมัติ

เมื่อปัญหาได้รับการแก้ไข ระบบจะส่งอีเมล์โดยอัตโนมัติอีกครั้งไปถึงหัวหน้า Call center ที่สามารถตรวจเช็คสถานะล่าสุดบนแผนที่ และแจ้งกับผู้บริโภคว่าปัญหาได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว เห็นได้ว่าหากปราศจากเทคโนโลยีอย่าง GIS ปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้อาจเสียเวลาเป็นหลายวันกว่าจะได้รับการแก้ไข “การติดตั้งในแต่ละพื้นที่จะมีกฎระเบียบที่แตกต่างกัน และวิธีเดียวที่เราจะทำตามกฎของแต่ละพื้นที่ได้อย่างถูกต้องคือการดูข้อมูลของพื้นที่นั้นบนแผนที่นั่นเอง” – Cade Wilkinson บริษัท Fibrus

ค้นหาศักยภาพของเทคโนโลยี GIS กับการประยุกต์ใช้ในอุตสาหกรรมอื่นๆ เพิ่มเติม

อ่านเพิ่มเติม